Felhasználói dokumentáció
Ez a kézikönyv a Craft Szerződés nyilvántartó rendszer használatáról szól. A kézikönyv segít megismerni a rendszer sajátosságait és elsajátítani annak használatát.
A szerződés nyilvántartó rendszer elérése egy úgynevezett vékonykliensen keresztül valósul meg, ami azt jelenti, hogy a használatához szükség van egy támogatott (Chrome, Firefox, Edge) böngészőre.
A rendszer a https://szerzodeseim.hu URL-en keresztül érhető el, amely beírható a böngésző címsorába, vagy egyszerűen rá is kattinthat.
A főoldalról elérhető DEMO gombbal lehetősége van egy úgynevezett demo rendszer elindítására, ami azt jelenti, hogy egy már meglévő próba felhasználó nevében lép be. Így egy előre kialakított partner és szerződés struktúrán keresztül fedezheti fel a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat.
Fontos, hogy ebben az esetben nincs joga új adatok felvitelére, csupán a meglévők segítségével tapasztalhatja meg az alkalmazás előnyeit!
A szolgáltatás által nyújtott funkciók eléréséhez Önnek regisztrálni kell a https://szerzodeseim.hu oldalon. A regisztráció során csupán pár alapinformációt kérünk:
Az adatok megadása után a rendszer egy üdvözlő e-mailt küld Önnek, amiben megtalálhatja a regisztráció véglegesítéséhez szükséges E-mail cím megerősítése gombot. Ezen kattintva a rendszer automatikusan a bejelentkező képernyőre irányítja, ahol a korábban megadott e-mail cím és jelszó párossal léphet be a rendszerbe.
A regisztráció véglegesítésére 2 napja van. Ha csak ezután indítja el az Email cím megerősítése folyamatot, a rendszer egy újabb levelet fog küldeni Önnek.
Bejelentkezéshez nyissa meg az előző részben megadott URL-t a böngészőjében, amely elvezeti Önt a bejelentkezési képernyőre. Kérem a megfelelő mezőkbe írja be a regisztrációkor megadott e-mail címét majd jelszavát és nyomja meg a Bejelentkezés gombot.
Bejelentkezés után láthatja, hogy a program három fő részből áll. Az első a Pénzügy, ahol a szerződések kezelésére, visszakeresésére, felvitelére, lezárására van lehetőség. A második a Dossziék elnevezésű, ahol a különböző típusú partnereket kezelheti, keresheti és amennyiben szükséges, újakat rögzíthet. A harmadik pedig a Beállítások, ahol a cégére és felhasználókra vonatkozó beállításokat végezheti el.
A Pénzügy funkciócsoport szolgál a szerződések kezelésére. A menüpont tovább bomlik Szerződések, Szerződéstár, Általam felügyelt, egy, a felhasználó besorolásától függő, valamint egy Lezárt részre. Ezeket a részeket ebben a rendszerben kosárnak hívjuk. Az egyes kosarak jogosultsághoz kötöttek, így előfordulhat, hogy némely felhasználóknak nem mind áll a rendelkezésére.
Keresésnél figyeljünk arra, hogy minden kosár önálló funkcióval rendelkezik.
A keresés különböző feltételek alapján történhet. Ha tudja a keresett szerződés azonosítóját, akkor használja azt. Ha nem, akkor kereshet az alábbi mezők szerint is. Természetesen használhatja ezek kombinációját is. A további feltételek bekapcsolásával előhívhatóak további szűrők is.
Az Azonosító a szerződés belső CRAFT azonosítója. Pontos értékre lehet keresni.
A Hivatkozási szám a belső azonosítónktól eltérő szerződésszámok kezelésére szolgál. A pontos értékére lehet keresni.
A szerződés Tárgya mezőben résszövegre is kereshet.
A Partner mezőben a szerződéshez kapcsolódó partner szerint szűrhet. Itt szintén engedélyezett a résszöveg szerinti keresés.
A Szerződés típusát egy előre meghatározott listából választhatja ki.
A Szerződés kelte szerint is szűrhet. Itt egy intervallumot is megadhat, de lehetséges csak az alsó, vagy csak a felső érték megadása is.
A Szerződés díjtétele szerint szintén egy intervallumos szűrés megengedett. Itt figyeljen arra, hogy a szerződések egy részénél lehet, hogy nem töltötték ki az összeget, csak szövegesen adták meg azt. Ezek a szerződések így nem találhatóak meg.
A szerződés Tulajdonosa szerinti szűrésnél nem szükséges a felhasználót is megadnia, indíthat keresést egy osztály, vagy akár az egész szervezet szerint is.
A Felelős keresésére a Tulajdonos esetén leírtak szintén érvényesek.
Egy szerződésnek különböző úgynevezett adatlapja van.
Az adatlapon találhatóak a Szerződésrészek (szerződés, melléklet, stb.), valamint az Azonosító adatok.
Ha új szerződésrészt szeretnénk hozzáadni,
használjuk a Hozzáadás gomb Szerződésrészek
funkcióját, vagy egyszerűen a 
gombot.
Törölni a 
gombbal lehet.
A már feltöltött
szerződésrész letölthető a 
gombbal.
Az Azonosító adatok között találjuk a szerződés fontosabb adatait. Ezeket a szerződés rögzítésekor adhatjuk meg, de megfelelő jogosultsággal később is módosíthatóak. Fontos, hogy az Azonosító adatok módosítása a Szerződések és Lezárt kosarakban a megfelelő jogosultság ellenére se lehetséges, ehhez kérem használja a többi kosarat.
Az Azonosító adatok Szerződő felek részénél találjuk a szerződés szereplőit. Itt a partnerre klikkelve a rendszer megmutatja az úgynevezett dossziéját, amelyben a különböző adatait találjuk. Részletesebben a partnerdossziékról később olvashatunk.
Ezeken kívül itt találjuk még a szerződés állapotát is, amely lehet Folyamatban lévő szerződés vagy Lezárt.
A Csatolmányok adatlapon olyan dokumentumok (pld. Aláírási címpéldány) tárolására és megtekintésére nyílik lehetőség, amelyek nem kapcsolódnak a szerződés egyes részeihez, mégis fontos szerepet játszanak annak életében.
Új képet a jelre
kattintva adhatunk hozzá, valamint használhatjuk a Hozzáadás
gomb File hozzáadás funkcióját is.
A már feltöltött kép
letölthető a gombbal.
A Tartalomjegyzék fülön megtekinthetjük a szerződéshez keletkezett és iktatott dokumentumokat, valamint a szerződés kapcsolatait úgy, mint a Csatolt partnereit, esetlegesen Csatolt szerződéseit, amelyek lehetnek akár Utód vagy Előzmény szerződések is.
Új iratot létrehozhatunk az Intézkedés
menüpont Iktatás vagy Levél küldése
funkciójával, ahol egy úgynevezett iktatás varázsló áll a rendelkezésünkre. Továbbá
ugyanerre a célra használható az 
gomb is.
Az 
gombbal új
kategóriákat hozhatunk létre, amelybe később besorolhatjuk a már iktatott
iratokat, ezáltal létrehozva egy jobban áttekinthető struktúrát.
A kategóriába sorolás a 
gombbal, vagy a Csatolás menüpont Irat
besorolása funkcióval lehetséges.
Az egyes elemek kártyájára klikkelve akár meg is nézhetjük azokat.
A Megjegyzések adatlapon a rendszer lehetővé teszi számunkra, hogy az adathoz megjegyzéseket fűzzünk, azokat más felhasználók elolvashassák és akár válaszoljanak is rá.
Új megjegyzést a középen lévő gomb
megnyomásával, vagy a Hozzáadás menüpont Megjegyzés
funkciójával vihetünk fel. Felvitelkor megadhatjuk annak prioritását is. A
megjegyzés sarkában található ikonok pedig a válaszadásra, módosításra és
törlésre szolgálnak.
A Dokumentum története adatlap arra szolgál, hogy megnézhessük, mikor és ki hozta létre a rendszerben, illetve, mikor és ki módosította a szerződést.
Az itt található bejegyzések automatikusan beleíródnak az adatba, módosításra nincs lehetőség.
Ha a szerződéshez új partnert vagy egy másik szerződést szeretne csatolni, azt megteheti a Csatolás menüpontban található funkciók egyikével. A Csatolás funkció csak megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el.
Ekkor egy kereső ablak nyílik meg, ahol Előzmény és Utódszerződés csatolása esetében megkereshetjük a csatolni kívánt szerződést, míg az általános Csatolás funkció lehetőséget biztosít szerződés, irat vagy partner csatolására is.
Ha megtaláltuk a keresett elemet, azt megnyitva megjelennek a képernyő alján a Csatolás és Csatolásra kijelölés gombok.
Ha szerződést csatolunk, akkor a Csatolás gomb megnyomására a rendszer végrehajt egy mellérendelő csatolást, amelynek eredményéről visszajelzést ad.
Ezután a Kapcsolatok között ellenőrizheti, a kapcsolat tényleges létrejöttét:
A Csatolásra kijelölés gombbal több elemet is felvehetünk egy listára és majd csak a végén egyszerre végezzük el a műveletet.
Megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók létrehozhatnak egy adott szerződésen belül Utódszerződést, módosíthatják a szerződő feleket, valamint le is zárhatják azt. Ezeket a funkciókat az Intézkedés menüponton belül találjuk.
Az Utódszerződés megnyomásakor egy Szerződés varázsló indul el, melyről részeletesebben lentebb olvashat. Különlegessége, hogy a kiinduló szerződés azonosítója automatikusan belekerül a Kapcsolt szerződés mezőbe.
Az Iktatás gombot megnyomva az úgynevezett Iktatás varázsló nyílik meg, amely végig vezet bennünket egy irat létrehozásának folyamatán. Ehhez az Iktatás varázsló eszközeit fogjuk használni.
Az Intézkedés gomb alatt találjuk még a Levél küldése funkciót is. Működése megegyezik az előbb megismert Iktatáséval annyi kivétellel, hogy itt csak kimenő iratforgalmú iktatott dokumentum létrehozására van lehetőségünk.
A Szerződő felek módosítása funkció működése megegyezik a szerződés varázsló Szerződő felek lépésével, amelyről lentebb olvashat.
A Lezárás gomb segítségével hatályon kívül helyezheti az adott szerződést.
Szerződés létrehozására használjuk az
úgynevezett szerződés varázslót, amelyet a Pénzügy menüpontra
kattintva a bal oldali 
gombbal
indíthatunk el. A varázsló elérése jogosultsághoz kötött, így nem mindenki
számára elérhető.
Ez a varázsló indul abban az esetben is, ha egy szerződést egy másik szerződésből vagy egy partner dossziéból hozunk létre.
A varázslóban az 
gombra
kattintva megnyílik a súgó, amely segít nekünk a különböző lépésekben.
Első lépésként a szerződés Azonosító adatait kell rögzítenünk. Az azonosító adatok megfelelő kitöltésével biztosíthatja a szerződés könnyű visszakereshetőségét.
A tárgy mezőben megadott szöveg jelenik meg a keresési listákon és kereséskor erre a mezőre akár a benne lévő szavak szerint is kereshet. Kitöltése kötelező.
A hivatkozási szám a szerződésen szereplő tényleges azonosító. Minden szerződő ez alapján hivatkozik rá. A rendszer minden szerződéshez generál egy belső azonosítót is. Ha a hivatkozási számot nem tölti ki, a rendszer a mentés után az általa generált azonosítót tekinti hivatkozási számnak.
A szerződés típusa segít a szerződések kategorizálásban és ez határozza meg a szerződés egyedi szakmai információit is. Kitöltése kötelező. Új típus felvételéhez csak gépelje be a rögzíteni kívánt típus nevét.
A díjtétel mezőben megadható a szerződés összege számmal és szövegesen kiírva is.
A szerződés fajtája határozza meg, hogy egyszeri vagy keretszerződésről van-e szó. Kitöltése kötelező.
A szerződés időtartama a határozott és a határozatlan időre szóló szerződések elkülönítésére szolgál. Kitöltése kötelező.
A kapcsolt
szerződés mezőben megadhatunk egy, a most
létrehozandó szerződéshez kapcsolódó szerződést (előzmény, keretszerződés). Ha
nem tudjuk a csatolandó szerződés számát, akkor a 
gombra
kattintva lehetőségünk van megkeresni azt.
A szerződéshez rendelhetünk dátumokat is. Ezek a szerződés kelte, hatálybalépése és lejárata. A dátumok megadása nem kötelező.
Határidők közül a teljesítési határidő és a jogvesztés határideje adható meg. Kitöltésük nem kötelező.
Megadható, hogy milyen példányszámban készült el a szerződés. Kitöltése kötelező.
A tulajdonos azt a szervezeti egységet (céget vagy annak egy osztályát) határozza meg aki a szerződést köti. Kitöltése kötelező.
A felelős azt a konkrét szervezeti egységet vagy felhasználót jelöli, aki a szerződés karbantartásáért felel. Kitöltése kötelező.
Lehetőségünk van megjegyzést is hozzáfűzni a szerződéshez.
Beállíthatjuk a szerződés nyelvét .
Amennyiben a rendszer helyett Ön szeretné meghatározni a szerződés azonosítóját, akkor az Azonosító megadása checkboxot bepipálva ezt megteheti a varázsló tetején megnyíló Azonosító mezőbe begépelve.
Következő lépés a szerződő felek megadása. Itt adhatja meg a szerződő feleket, azok szerződés béli szerepét és a kijelölt kapcsolattartókat.
Egy szerződő fél lehet Szervezeti egység vagy Partner.
A szerepkörök közül kiválaszthatjuk a kívánt Szerepkört. A lista a 
gomb megnyomásával
szabadon bővíthető.
Ha szerződő félként szervezeti egységet
választottunk ki, megadhatjuk a fő szervezetet, a szervezeti egységet és annak
kapcsolattartóját. A hozzáadás a 
gomb megnyomásával
történik.
Amennyiben partner a szerződő fél, úgy, ha
tudjuk, megadhatjuk a Craft rendszerbeli azonosítóját, aminek hatására
automatikusan kitöltődik a neve, majd a legördülő listából kiválaszthatjuk a
kapcsolattartóját. A hozzáadás a gomb megnyomásával
történik.
Ha nem tudjuk a partnerazonosítót, akkor a 
gombbal lehetőségünk
van valamilyen más adat alapján megkeresni.
Új, még nem létező partnert a gomb megnyomásával
hozhatunk létre.
Egy felvett szerződő felet törölhetünk a gombbal. Míg a
módosításához a 
, majd a módosítás
végeztével gombot kell
megnyomnunk.
Utolsó lépés a szerződéshez tartozó Fájlok hozzáadása.
Itt adhatja meg a szerződéshez kapcsolódó fájlokat, szerződésrészeket tallózással, vagy az ablakra húzással is hozzáadhat.
A megjelenő ablakban a fájlhoz megadható egy megnevezés és meghatározhatja a jogosultsági besorolását is.
Ha mégsem szeretné hozzáadni a már feltöltött
fájlt a szerződéshez, akkor a gombbal törölheti.
Ha minden szükséges információt és fájlt megadtunk, a Befejezés gomb megnyomásával és a megerősítő kérdésre Igennel válaszolva létrehozzuk az új szerződést a nyílvántartó rendszerben.
A művelet eredményéről visszajelzést kapunk.
Ha valamiért sikertelen művelet visszajelzést
kapott, kérem értesítse az üzemeltetőket a szerzodeseim@cardinal.hu e-mail
címen.
A Dosszié funkciócsoport szolgál a különböző partnerek kezelésére. A rendszer 4 fajta partnert különböztet meg, ezek az Ügyfelek, Beszállítók, Szerződött partnerek, Kapcsolattartók. Típustól függetlenül mindegyik önálló, úgynevezett dossziét kap, amelyet partnerdossziénak nevezünk.
Egy-egy új partner felvitelekor a besorolást vagy besorolásokat magunk választhatjuk ki és jogosultságtól függően akár később is módosíthatjuk.
A szerződésekhez hasonlóan itt is különböző kosarakban és különböző feltételek alapján kereshetjük vissza az egyes partnerdossziékat.
Minden kosárban kereshetünk Azonosító, Megnevezés, Igazolványszám, Irányítószám, Település, Telefonszám és E-mail cím, vagy ezek kombinációja alapján. Az egyes kosár megnevezések a különböző, az előző részben részletezett partner besorolásokat takarják. Ha nem vagyunk benne biztosak, kereshetünk a Partnerdossziék nevezetű kosárban is típustól függetlenül.
A szerződéshez haszonlóan egy partnerdosszié is különböző adatlapokból áll. Megnyitás után az Áttekintő adatlap mutatja meg nekünk a partner fontosabb adatait, szerződéseit.
Az Azonosító adatok részen találjuk a partner elérhetőségeit, azonosító adatait, kapcsolattartóit. Míg a Kapcsolatok között a szerződéseit.
Az egyes szerződések kártyájára klikkelve akár meg is nézheti azokat.
Megfelelő jogosultságokkal módosíthatjuk a megjelenő információkat.
Módosításhoz használjuk a módosítani kívánt
kategória 
gombját. Ha pld. a
címet szeretnénk megváltoztatni, nyomjuk meg az előző gombot az
elérhetőségeknél, majd a címnél található 
gombot, amely az
adott bejegyzés módosítására szolgál. Megnyomás után a különböző mezőkben
elvégezhetjük a módosítást.
Ha végeztünk, nyomjuk meg a , majd a Mentés
gombot a változtatások érvénybeléptetéséhez.
Egy-egy elemet törölhetünk is a 
, majd a Mentés gomb
megnyomásával.
A Tartalomjegyzék fülön megtekinthetjük a partnerhez keletkezett és iktatott dokumentumokat.
Új iratot létrehozhatunk az Intézkedés
menüpont Iktatás vagy Levél küldése
funkciójával, ahol egy úgynevezett iktatás varázsló áll a rendelkezésünkre. Továbbá
ugyanerre a célra használható az gomb is.
Az gombbal új
kategóriákat hozhatunk létre, amelybe később besorolhatjuk a már iktatott
iratokat, ezáltal létrehozva egy jobban áttekinthető struktúrát.
A kategóriába sorolás a gombbal, vagy a Csatolás menüpont Irat
besorolása funkcióval lehetséges.
Az egyes elemek kártyájára klikkelve akár meg is nézhetjük azokat.
A következő adatlap a Megjegyzések.
Célja ugyanaz, mint amit a szerződések résznél megismertünk. Lehetőséget
biztosít megjegyzések és válaszok felvitelére, melyeket a többi felhasználó is
elolvashat. Új megjegyzést a középen található ,
vagy az Új Megjegyzés
gombbal adhatunk hozzá.
Saját megjegyzésünk törlésére, módosítására
vagy válaszadásra pedig a 
gombok szolgálnak.
A partnerdossziéban található utolsó adatlap a Dokumentum történet. Itt megnézhetjük, hogy mikor és ki hozta létre, illetve módosította a dossziét. A bejegyzések itt is automatikusak és nem módosíthatóak.
A partnerdosszié megtekintésekor az Intézkedés funkcióban egy Összevonás funkciót találunk, amellyel a rendszerben többször szereplő, de valójában ugyanazon partnerek összevonására nyílik lehetőség, így az összes szerződését egy helyen láthatjuk, kezelhetjük. A funkció elérése jogosultsághoz kötött.
A gombot megnyomva egy kereső ablakot kapunk, ahol megkereshetjük az összevonni kívánt partner dossziéját. A megkeresett másik dosszié megnyitása után megjelenik az Összevonás gomb.
Megnyomása után a rendszer összevonja a két partnert, melynek eredményéről tájékoztatást is ad.
Fontos, hogy a művelet után abba a partnerbe kerülnek át a szerződések, amelyből az összevonást kezdeményeztük, a másik dosszié pedig lezárásra kerül.
A partnerdossziék létrehozása jogosultsághoz
kötött, így csak bizonyos felhasználók számára engedélyezett. Új partner
rögzítésére az úgynevezett Partner varázsló szolgál, amelyet a
Dossziékat megnyitva a 
gombot
megnyomva ér el.
A varázslóban az gombra
kattintva megnyílik a súgó, amely segít nekünk a különböző lépésekben.
Első lépésként kérem határozza meg a partner típusát.
A partner típusa a magánszemély és cég mellet lehetőséget ad az általános partner felvitelére is. Ebben az esetben a partnerről a rendszer nem tart nyilván semmilyen magánszemélyre vagy cégre jellemző egyedi információt.
A partner besorolásához a partner és a köztünk fennálló viszony alapján választhat jellemzőket a baloldali listából.
Amennyiben bejelöli az Azonosítóit is megadom jelölőnégyzetet, a varázsló a partnerdosszié megnyitási folyamatának egy későbbi lépésében lehetőséget ad arra, hogy felvigye a partnerre jellemző azonosítókat (személyi igazolvány száma, adószám, ...). Ha ezzel most nem kíván foglalkozni, az azonosítókat később is bármikor megadhatja.
HaAutomatikus főszámnyitást kér, a rendszer a partnerdosszié létrehozásával egyidőben automatikusan egy iktatási főszámot is nyit az adott partner számára.
Ha az Automatikus partner azonosító kiosztás be van pipálva, a rendszer minden felvett partner számára kioszt egy egységes formátumú egyedi azonosítót.
A következő lépésben adhatja meg a partner elérhetőségeit.
Lehetősége van egy
vagy több cím rögzítésére. Az irányítószámot megadva a rendszer kitölti a
számhoz tartozó várost és kerületet. Meghatározható a cím típusa is. A
szükséges adatok megadása után a felvitel a gomb
megnyomásával történik.
A címhez hasonlóan megadható egy vagy több, a partnerhez tartozó telefonszám is, valamint azok típusa. A felvitel itt is a gomb megnyomásával történik.
Az előzőkhez hasonlóan rögzíthetjük a partner e-mail címét vagy címeit és azok típusát. A
felvitel itt is a gomb megnyomásával
történik.
Ha egy adatot tévesen vitt fel és törölni szeretné, ezt megteheti az adat melletti gombbal.
Ha módosítást szeretne, akkor azt a gomb megnyomásával
teheti meg. A módosítás a gomb újbóli megnyomásával
lép életbe.
Ha a varázsló első lépésben bepipálta az Azonosítóit is megadom jelölőnégyzetet, az elérhetőségek után rögzítheti a partner azonosítóit.
Az érvényes kapcsolóval megadhatja, hogy az éppen rögzítendő adat érvényes-e még, a legördülő listából pedig kiválaszthatja az azonosító típusát pld. adószám, cégbejegyzés stb.
A szükséges adatok megadása után a felvitel a gomb megnyomásával
történik.
A varázsló utolsó lépése a kapcsolattartók hozzáadása a dossziéhoz.
Ezekből több is lehet és témánkként lehet őket besorolni.
A kapcsolattartó adatait megadhatja itt közvetlenül, vagy kiválaszthatja a már felvitt partnerek
közül is. A már felvitt partnerek közötti kereséshez nyomja meg a 
gombot.
A kapcsolattartóhoz téma rendelhető. Ez alapján tájékozódhat az ügyintéző, aki valamilyen ügyben szeretné felhívni a partnert, hogy kihez kell fordulnia. A téma szövege szabadon begépelhető.
Az adatok megadása
vagy a partner lekeresése után a kapcsolattartót a gomb
megnyomásával rögzítheti.
Ha egy adatot
tévesen vitt fel és törölni szeretné, ezt megteheti az adat melletti gombbal. Ha
módosítást szeretne, akkor azt a gomb megnyomásával
teheti meg. A módosítás a gomb újbóli
megnyomásával lép életbe.
A Befejezés gomb megnyomásával létrejön a rendszerben az új partner, melynek azonosítójáról értesítést kapunk. Az azonosítóra klikkelve pedig meg is nézhetjük a dossziéját.
Ha valamiért sikertelen lett volna a művelet, kérem értesítse a rendszer üzemeltetőit a szerzodeseim@cardinal.hu e-mail címen.
Az Iktatás varázsló arra szolgál, hogy a rendszerben egy szerződéshez vagy egy dossziéhoz kapcsolódó iratot iktassunk.
A varázslóban az gombra kattintva
megnyílik a súgó, amely segít nekünk a különböző lépésekben.
Az első lépésben kérem határozza meg hol és milyen céllal keletkezett iratot szeretne iktatni!
Bejövő irat iktatása esetén a rendszer feltételezi, hogy az iktatandó irat a cégen kívül keletkezett és valamely ügyintézés érdekében érkezett hozzánk.
Kimenő irat iktatása esetén viszont a cégen belül keletkezett, de valamelyik partner számára elküldendő iratról van szó.
A Szervezeti egységek közötti irat iktatása olyan iratok iktatására használható, amikor a feladó és a címzett is belső, azaz a cégünkhöz tartozik. Tipikusan ilyenek lehetnek a valamely osztály által a másik osztály számára készített döntéstámogatást segítő dokumentumok.
A Saját irat iktatása esetén pedig olyan, a cégen belüli iratok iktatására van lehetőség, melyeket nem kell továbbítani. Ilyenek pl. a különböző szervezeti szabályzatok.
A következő lépésben az irat fontosabb adatait adhatjuk meg. A küldemény kategorizálásának legfontosabb lépése a típusának beazonosítása. Ez határozza meg az irat további feldolgozási lépéseit. Ezért kérem ezt a munkafolyamatot nagy odafigyeléssel végezze.
A Dokumentum típusa kitöltéséhez a mezőre vagy a mögötte lévő kis ikonra kell kattintania. Ekkor lenyílik egy lista, ami felsorolja a lehetséges irat típusokat. Kérem ezek közül válasszon. A rendszer az irat típusának meghatározása nélkül nem enged továbblépni. Új típust a mezőbe begépelve rögzíthet a rendszerben.
A küldemény tartalmára jellemző Tárgy mezőt kérem töltse ki, mert a küldemény további mozgatása során az azonosítón kívül ez segít a küldemény beazonosításában.
Amennyiben a küldemény esetleg több részből áll, akkor ezt a Leírás mezőben dokumentálhatja.
AHivatkozási szám olyan azonosítót jelent, amit a küldő adott a küldeménynek, vagy a szállító cég használt a küldemény beazonosítására. Ennek kitöltése azért hasznos, mert a feladó valószínűleg ezzel az azonosítóval tudja a leginkább beazonosítani küldeményét egy későbbi reklamáció során.
Az Irat dátuma az irat tényleges létrejöttének dátumát jelenti. Ez időnként fontos lehet egy szerződés vagy egy határozat esetén, ezért célszerű külön is kiemelni az irat információi közé.
Az Adathordozó mező kitöltésével mondhatja meg, hogy az átvett küldemény milyen formában érkezett.
A Minősítés megadásával csökkenthetjük azok körét, akik az iratot megtekinthetik. Már itt az irat regisztrációjakor is megadható, de később is beállítható.
A Sürgősség beállításával érhetjük el, hogy egy irat a feldolgozási lépéseinek során mindig előnybe kerüljön más iratokkal szemben.
A harmadik lépés a főszám meghatározása. Ebben a lépésben határozhatja meg, hogy melyik főszám alá szeretné iktatni az iratot.
Egy szerződés vagy dosszié megtekintése során indított iktatás esetén a rendszer automatikusan meghatározza a szerződés főszámát és kitölti a szükséges információkat is. Önnek ebben a lépésben nincs teendője.
A negyedik lépés a fájlok hozzáadása.
Új fájl hozzáadása lehetséges tallózással, valamint a kijelölt területre húzással is.
Ha tévedésből rossz fájlt választott ki, akkor azt a listáról a gombbal
még törölheti.
Az ötödik lépésben adhatjuk meg az irathoz tartozó feladót és címzettet.
A rendszer megpróbálja automatikusan kitölteni a cím adatokat. Amennyiben egy szerződéshez több szerződő fél vagy egy partnerhez több cím tartozik, kérem válassza ki, hogy melyiket szeretné használni.
Ha a felkínált cím valamiért nem megfelelő, lehetősége van kézzel is kitölteni a képernyőn látható mezőket.
Kérem válassza ki azt is, hogy a dokumentum irányától függően melyik fő szervezet és szervezeti egység a címzett vagy feladó. Ha szeretné, megadhatja a felhasználót is.
Az iktatás sikerességéről visszajelzést kapunk, ahol megtekinthetjük az iktatószámot is, valamint az iktatószámra kattintva az iktatott dokumentum is megnyílik.
Ha valamiért sikertelen lett volna a művelet, kérem értesítse a rendszer üzemeltetőit a szerzodeseim@cardinal.hu e-mail címen.
Egy szerződés vagy dosszié megtekintése során indított iktatás esetén a létrehozott dokumentum bekerül a szerződés vagy a dosszié Tartalomjegyzékébe is.
Adminisztrátori jogosultásggal rendelkező felhasználó adhatja meg a cég adatait. Erre a baloldali menüben a Beállítások / Cég adatok menüpont kiválasztása után az Áttekintő panelen van lehetősége.
Itt adhatjuk meg a cég alapvető adatait, osztályait, valamint meghívhatunk új és módosíthatjuk a meglévő kollégákat.
Cég neve – A regisztrációkor
megadott név megváltoztatására bármikor lehetősége van. Módosításhoz nyomja meg
a 
gombot.
Logó – Logó megadásához kattintson a bal felső sarokban erre a célra kijelölt területre, vagy húzza rá a logót tartalmazó képfájlt. A logó módosítása ugyanezzel a módszerrel történik.
E-mail cím – megadhatja a cég központi e-mail címét.
Telefonszám – megadhatja a cég központi e-mail címét.
Osztályok – Cége osztályait az gombbal rögzítheti.
Módosítani a 
gombbal tudja.
Felhasználók - Mint mindenhol máshol, itt is a lista alatt szereplő gomb
segítségével vehetünk fel új elemet, azaz hívhatunk meg valakit a rendszerbe.
Ehhez meg kell adnunk a meghívandó kolléga adatait:
Nevét
Email címét – ez lesz a bejelentkezéskor használandó azonosítója, és ide kapja az értesítéseket.
Szerepköreit – itt határozható meg, hogy az adott kolléga a rendszerben milyen szerepkörökben vesz részt a folyamatok során. Egy személy több szerepkört is betölthet. Itt csak a munkatárs lehetséges szerepkörei kerülnek megadásra.
Adminisztrátor : Cég adatok kezelése, munkatársak kezelése. Lehetősége van minden pozíció és jelentkező teljes körű kezelésére.
Módosító : A szerződések és partnerdossziék adatainak felvitelét végző személy. Természetesen lekérdező jogokkal is rendelkezik.
Lekérdező : Csak visszakereséseket, szerződés megtekintést végző személy.
Bizalmas betekintő : Csak visszakereséseket, a szerződés általános és bizalmas részeinek megtekintését végző személy.
Osztály : Mely osztályhoz tartozik a felhasználó.
Az adatok megadása után a rendszer a megadott e-mail címre meghívót küld a kollégájának. Ő a levélben leírt módon, a Csatlakozás gombon kattintva aktiválhatja a felhasználói fiókját. Ekkor kell majd megadnia a későbbi belépések során használandó felhasználói jelszavát.
A felhasználói fiók véglegesítésére 2 napja van. Ha csak ezután indítja el a Csatlakozás folyamatot, a rendszer egy újabb levelet fog küldeni neki.
Felhasználót felfüggeszteni a , a felfüggesztést
visszavonni a 
gombbal lehet.
Az előfizetési adatok megtekintéséhez, vagy magához az előfizetéshez válassza a baloldali menüben a Beállítások / Cég adatok menüpontot, majd a cég adatai között az Előfizetés panelt. Előfizetéshez meg kell adnia a számlázási adatait.
Az előfizetés gomb megnyomása után elolvashatja az előfizetési feltételeket, valamint dönthet a próbaidőszak alatt létrehozott Törzsadatok és Szerződések megtartásáról.
Meglévő előfizetés esetén a rendszer tájékoztatja az előfizetése állapotáról és az aktuális szerződésállományáról, továbbá a várható havi díjról és a számlakibocsájtás várható idejéről.
Esedékes számláit kiegynlítheti banki átutalással, Paypal valamint bankkártyás fizetéssel is.
Az előfizetések adatlapon amennyiben vannak akkor megtekinthetőek a korábbi számlák is.
Minden felhasználó maga adhatja meg a személyes adatait. Erre a baloldali menüben a Beállítások / Profilom menüpont kiválasztása után az Áttekintő panelen van lehetősége. Az értesítést pedig az Értesítések adatlapon kapcsolhatjuk be.
A felhasználó által beállítható mezők:
Neve – a felhasználó nevét a Kollégák meghívása során az adminisztrátori jogokkal rendelkező kolléga már megadta, de természetesen szükség esetén ezt a felhasználó módosíthatja. Ehhez a név melletti ceruza ikont kell használni.
Email címe – ezen az Email címen kaphatja meg a rendszer értesítéseit. Ha megváltozik az Email címe, akkor itt írja át és onnantól a rendszer már az új címen értesíti Önt. Ha módosítja az email címét, bejelentkezéskor is az új címet kell használnia.
Telefonszáma – Megadhatja telefonszámát.
Ezen az adatlapon van lehetősége arra, hogy meghatározza, milyen üzeneteket szeretne kapni a rendszertől. Jelenleg csak a Bejelentkezési értesítő bekapcsolására van lehetőség, amellyel e-mailes értesítést kap a bejelentkezési kísérletekről.
A rendszer lehetőséget biztosít az adatbázis exportálására illetve importálására is. Ennek a részletes leírását a itt olvashatja.
Bejelentkezést követően a képernyő bal alsó sarkában találunk két ikon.
A monogramot tartalmazó ikon megnyomásakor információkat kaphatunk a rendszer verziószámáról, a saját felhasználónkról, valamint találunk egy kilépés.
A második 
ikon a
rendszerből való kijelentkezésre szolgál. Megnyomása után meg kell erősítenünk,
hogy valóban ki akarunk jelentkezni.
